Egy látogató végre rászánja magát, hogy kapcsolatba lépjen veled. Megnyitja az űrlapot, majd egy hosszú, bizonytalan kérdésekkel teli adatlap fogadja. Itt vesznek el olyan érdeklődők is, akik egyébként valóban ügyfelek lehetnének. Ha azt keresed, hogyan írj jobb ajánlatkérő űrlapot, az első szabály egyszerű: ne adatokat kérj, hanem segíts a látogatónak megtenni a következő könnyű lépést.
Egy jó űrlap nem pusztán kapcsolatfelvételi felület. Segít kiszűrni a félreértéseket, megadja neked a válaszadáshoz szükséges alapinformációkat, és azt üzeni: ennél a vállalkozásnál gyorsan, érthetően lehet elindítani egy ügyet. Helyi szolgáltatóként ez különösen számít, mert az érdeklődő gyakran több lehetőséget is megnéz, és annál marad, akinél egyszerűbbnek, biztonságosabbnak érzi a kapcsolatfelvételt.
Miért nem küldenek el az emberek egy ajánlatkérő űrlapot?
A legtöbb gyenge űrlap két hibába esik. Vagy túl kevés információt kér, ezért a vállalkozó később csak visszakérdezni tud, vagy túl sok mezőt tartalmaz, ezért a látogató inkább bezárja az oldalt.
A „Név, e-mail, üzenet” megoldás ugyan rövid, de sok szolgáltatásnál nem ad elég kapaszkodót. Egy klímaszerelőnek például fontos lehet a település, a munka típusa és a készülékek száma. Egy burkolónak a hozzávetőleges négyzetméter és a határidő. Egy könyvelőnek az, hogy egyéni vállalkozóról vagy társas vállalkozásról van-e szó.
A másik véglet a túl részletes kérdőív. Ha az első kapcsolatfelvételhez pontos méreteket, több feltöltött dokumentumot, teljes címet és hosszú leírást kérsz, az túl nagy feladatnak tűnhet. Az érdeklődő nem azért érkezett, hogy adminisztráljon. Azt szeretné megtudni, tudsz-e segíteni, körülbelül mire számíthat, és mikor kap választ.
A cél tehát nem az, hogy az első üzenetben minden részletet megszerezz. Az a cél, hogy elég jó információt kapj egy gyors, értelmes válaszhoz.
Hogyan írj jobb ajánlatkérő űrlapot? Kezdd az ajánlattal
Mielőtt egyetlen mezőt is felvennél, tisztázd, mit kap az, aki kitölti az űrlapot. Ne csak annyit írj a gombra, hogy „Elküldés”. Ez nem mondja el, mi fog történni utána.
Ehelyett nevezd meg a következő lépést. Például: „Kérem a visszahívást”, „Kérek árajánlatot”, „Egyeztetek egy időpontot” vagy „Megnézem, milyen megoldás illik hozzám”. A jó gombszöveg konkrét, és ahhoz igazodik, amit valóban teljesíteni tudsz.
Közvetlenül az űrlap felett röviden mondd el azt is, mire számíthat az érdeklődő. Egy mondat elég lehet: „Írd meg az alapadatokat, és rövid időn belül visszajelzünk a lehetőségekről.” Ha jellemzően telefonon válaszolsz, ezt is érdemes jelezni. Így az érdeklődő nem azon gondolkodik, eltűnik-e az üzenete egy általános postafiókban.
A vállalás legyen reális. Ha csak munkanapokon tudsz válaszolni, ne ígérj azonnali reakciót. A világos, betartható tájékoztatás több bizalmat épít, mint egy túlzó ígéret.
Csak olyan mezőt kérj, amely segíti a válaszadást
Minden mezőnek legyen üzleti oka. Tedd fel magadnak a kérdést: ha ezt az adatot nem kapnám meg, tudnék-e még első választ adni? Ha igen, valószínűleg nem kötelező mező.
A legtöbb helyi szolgáltatónál a név, egy elérhetőség és a szolgáltatással kapcsolatos alapinformáció elegendő kezdés. Telefonos egyeztetésnél a telefonszám természetesen fontos. Ha inkább írásban küldesz ajánlatot, az e-mail-cím legyen hangsúlyos. A kettőt kérheted együtt is, de gondold át, szükséges-e mindkettőt kötelezővé tenni.
A szabad szöveges „Miben segíthetünk?” mező hasznos, de ne kizárólag erre építs. Sokan röviden írnak, vagy nem tudják, milyen részletek számítanak. Adj nekik egyszerű választási lehetőségeket is.
Egy autószerviznél ilyen lehet a szolgáltatás típusa: időszakos szerviz, műszaki felkészítés, diagnosztika vagy más probléma. Egy szépségipari szolgáltatónál a kívánt kezelés és az időpontigény. Egy építőipari szakmánál a munka jellege, a település és egy hozzávetőleges méret.
A választós mezők neked gyorsítják a feldolgozást, az ügyfélnek pedig megkönnyítik a kitöltést. Nem kell kitalálnia, hogyan fogalmazza meg a kérését.
A kötelező mezőből legyen kevés
A kötelező mezők számát érdemes alacsonyan tartani. Jó kiindulópont lehet a név, egy elérhetőség, a szolgáltatás típusa és egy rövid leírás. A pontos cím, a fénykép vagy a részletes műszaki adat inkább legyen opcionális, ha az első válaszhoz még nem nélkülözhetetlen.
Vannak kivételek. Ha kiszállásos szolgáltatást végzel, a település már az elején eldöntheti, hogy tudsz-e segíteni. Ilyenkor ne teljes címet kérj, hanem települést vagy irányítószámot. Ez elég az első szűréshez, és kevésbé érzékeny adatnak tűnik a látogató számára.
Írj emberi nyelven, ne űrlapnyelven
Az űrlap címkéi sokat számítanak. A „Megjegyzés” helyett jobb lehet az, hogy „Röviden írd le, mire van szükséged”. A „Tárgy” helyett: „Milyen szolgáltatás érdekel?” A „Kapcsolattartó neve” helyett egyszerűen: „Neved”.
Ne a saját belső folyamataid nyelvén kérdezz. Az ügyfél nem projektazonosítót, ügytípust vagy szolgáltatási kategóriát akar megadni. Ő egy problémát szeretne megoldani. A kérdéseid ezt a problémát segítsenek érthetően körülírni.
A mezőkben megjelenő rövid példák is csökkentik a bizonytalanságot. A leírás mezőnél például segíthet ez: „Például: felújítás előtt álló fürdőszoba, kb. 6 m², a következő hónapban.” Ettől nem lesz hosszabb a kitöltés, mégis több használható megkeresést kaphatsz.
Figyelj arra is, hogy ne kérdezz olyat, amit a látogató valószínűleg nem tud. Egy érdeklődő sokszor nem ismeri a pontos műszaki megnevezést, nem tud becslést adni minden paraméterre, vagy még nem döntötte el a határidőt. Ilyen esetben adj „Nem tudom még” vagy „Egyeztetnék róla” opciót. Ez nem gyengíti az érdeklődőt, hanem bent tartja a folyamatban.
A gomb után kezdődik a bizalomépítés
Az elküldés utáni visszaigazolás nem formaság. Ez az a pillanat, amikor az érdeklődő megerősítést kap arról, hogy jó helyre írt. Egy rövid köszönőüzenetben írd le, hogy az üzenet megérkezett, mikor várható válasz, és milyen csatornán keresed majd.
Ha telefonon jelentkezel, ezt mondd ki. Ha az ajánlat előkészítéséhez további kérdésekre lesz szükség, azt is jelezheted. Így nem éri meglepetés az érdeklődőt, és kisebb az esélye annak, hogy később nem veszi fel a telefont.
Érdemes automatikus e-mailes visszaigazolást is küldeni, különösen akkor, ha nem tudsz azonnal reagálni. Ennek nem kell hosszúnak lennie. A lényeg az, hogy az ügyfél tudja: a megkeresése nem veszett el, és van következő lépés.
Ne felejtsd el mobilon kipróbálni
Sok ajánlatkérés telefonról érkezik, gyakran két munka, utazás vagy esti keresés között. Ha a mezők aprók, a választós opciók nehezen nyomhatók meg, vagy az űrlap túl hosszúnak látszik, a látogató könnyen félbehagyja.
Nézd meg saját telefonodon is az űrlapot. Ki tudod tölteni egy kézzel? Érthető, melyik mező kötelező? Látszik a gomb görgetés nélkül vagy egyértelmű, hogy folytatni kell? Ez az egyszerű ellenőrzés gyakran többet ér, mint bármilyen bonyolult átalakítás.
A LeadStart szemléletében az ajánlatkérő űrlap nem különálló doboz az oldal alján. Együtt működik a szolgáltatás bemutatásával, a bizalmat építő értékelésekkel, az egyértelmű elérhetőségekkel és a gyors utánkövetéssel. Ha ezek közül bármelyik hiányzik, az űrlap önmagában nehezebben hoz jó minőségű érdeklődőket.
Teszteld a saját folyamatodat ügyfélszemmel
Küldj el magadnak egy próbaajánlatkérést. Nézd meg, milyen üzenet érkezik be, elég információt kapsz-e, és mennyi idő alatt tudnál rá normális választ adni. Ha már az első válaszhoz három visszakérdezés kell, érdemes finomítani a kérdéseken. Ha a próba kitöltése közben te is soknak érzed a mezőket, az ügyfeleid is ezt fogják érezni.
A jó ajánlatkérő űrlap nem attól jó, hogy mindent megtud azonnal. Attól jó, hogy a megfelelő érdeklődőnek könnyű elküldeni, neked pedig könnyű gyorsan és magabiztosan válaszolni rá.